In corrispondenza della conclusione dell’anno scolastico, ogni Istituto ha la necessità di estrarre dal Registro Elettronico documenti ed informazioni che devono essere sottoscritti e conservati in archivio. ACTALogix fornisce una serie di strumenti che consentono l’estrazione di tali documenti seguendo procedure simili a quelle già adottate dalle scuola per i registri cartacei, ma senza abbandonare la filosofia della dematerializzazione che ha portato all’adozione dei registri digitali.
Per ogni classe è prevista l’estrazione di:
- Un Registro di Classe: analogamente al vecchio registro cartaceo, contiene tutti i dati relativi alla classe inseriti nel corso dell’anno (Firme, Assenti del giorno, Giustificati del giorno, Note di Classe, Compiti, Argomenti trattati …);
- Due Verbali di Scrutinio: coincidono con i verbali redatti in fase di scrutinio;
- Un archivio con le Schede degli Alunni: contiene in un singolo file tutte le pagelle degli alunni della classe; offre la praticità di archiviare o, dove non sia possibile evitarlo, stampare su carta tutte le pagelle della classe in modo semplice e rapido;
- Un Registro Personale per ogni Docente: analogamente al vecchio registro cartaceo, contiene tutti i dati inseriti dal docente nel corso dell’anno (Programmi Didattici, Argomenti trattati, Voti, Note …).
Il registro elettronico assolve così completamente alla sua funzione: offre nel corso dell’anno scolastico uno strumento moderno per l’inserimento e l’elaborazione dei dati e alla chiusura delle lezioni riorganizza tutte le informazioni in modo che la scuola possa inserirle all’interno del proprio processo organizzativo.
I documenti estratti sono infatti organizzati in modo simile a quelli cartacei, ma hanno delle caratteristiche nuove:
- Sono in formato digitale (pdf): rendono più semplici le ricerche di informazioni e possono essere stampati, oppure (possibilmente) archiviati su supporti informatici per consultazioni future;
- Sono completi di tutte le informazione inserite nel corso dell’anno;
- Sono elaborati in maniera completamente automatica;
- Possono essere emessi in qualsiasi momento, specialmente a seguito di modifiche o del completamento di informazioni non inserite;
- Possono essere organizzati in cartelle, compressi, archiviati su supporti esterni;
- Possono essere firmati digitalmente o inviati tramite PEC.